Trouver le bureau idéal pour votre entreprise peut être une tâche ardue. Le choix du bon emplacement, de la taille et des équipements nécessaires est crucial pour le succès de votre entreprise.
Définir vos besoins et critères de recherche
Avant de commencer votre recherche, il est essentiel de bien comprendre vos besoins et vos priorités.
Comprendre vos besoins spécifiques
- Taille du bureau : Déterminez le nombre de postes de travail nécessaires, l'espace commun souhaité (salles de réunion, cuisine, etc.) et les besoins spécifiques de votre équipe. Par exemple, si vous êtes une startup en pleine croissance, vous aurez besoin d'un espace flexible qui peut s'adapter à vos besoins futurs.
- Type d'aménagement : Avez-vous besoin d'un open space, de bureaux individuels ou d'un mélange des deux ? Si vous recherchez un environnement de travail collaboratif, un open space peut être une bonne option. Mais si vous avez besoin de concentration, des bureaux individuels peuvent être plus adaptés.
- Équipements nécessaires : Listez les équipements indispensables comme les salles de réunion, la cuisine, le wifi haut débit, etc. Si vous organisez régulièrement des événements ou des formations, assurez-vous que le bureau dispose d'une salle de réunion équipée.
- Budget et durée du contrat : Fixez un budget réaliste en tenant compte des prix du marché et déterminez la durée du contrat de location souhaitée.
Identifier vos priorités
- Emplacement : La proximité des transports en commun, l'attractivité du quartier et l'accès aux commerces et aux services sont des facteurs importants. Par exemple, un bureau situé à proximité du métro et des gares TGV facilitera les déplacements de vos salariés.
- Environnement de travail : Choisissez un environnement lumineux, calme et agréable pour favoriser la productivité et le bien-être de votre équipe. Si vous avez besoin d'un environnement calme et concentré, évitez les bureaux situés à proximité de zones bruyantes.
- Services inclus : Les services inclus comme le wifi haut débit, l'entretien, la sécurité et le parking peuvent faire la différence dans votre choix. Vérifiez si le prix de location inclut les charges et les services annexes.
Créer une liste de critères essentiels et secondaires
Une fois que vous avez défini vos besoins et vos priorités, créez une liste de critères essentiels et secondaires. Les critères essentiels doivent être non négociables, tandis que les critères secondaires peuvent être ajustés en fonction des offres disponibles.
Explorez les différentes options de recherche
Il existe plusieurs options pour trouver des bureaux à louer.
Plateformes spécialisées en location de bureaux
- Regus : Regus propose un large choix de bureaux dans le monde entier avec des services flexibles et adaptés aux besoins des entreprises de toutes tailles. Regus dispose d'un réseau de plus de 3 000 centres d'affaires dans 120 pays.
- WeWork : WeWork offre un environnement de travail collaboratif et dynamique avec des espaces de coworking, des bureaux privés et des salles de réunion. WeWork est présent dans plus de 150 villes à travers le monde et compte plus de 600 000 membres.
- Spaces : Spaces offre un large choix d'espaces de travail, de bureaux privés et d'espaces de coworking dans des lieux uniques et inspirants. Spaces propose un large éventail de services comme des salles de réunion, des espaces de détente et des événements professionnels.
Ces plateformes vous permettent de rechercher des bureaux en fonction de vos critères spécifiques, de consulter des photos et des plans d'étage, et de comparer les offres.
Agences immobilières spécialisées
Les agences immobilières spécialisées en location de bureaux peuvent vous offrir une expertise du marché local et un accompagnement personnalisé.
- Avantages : Les agences immobilières peuvent vous faire gagner du temps en vous proposant des offres adaptées à vos besoins et en vous guidant à travers les étapes de la location.
- Conseils : Choisissez une agence immobilière avec une bonne réputation et une spécialisation dans le marché de la location de bureaux.
Réseaux professionnels et contacts
Explorez votre réseau professionnel pour obtenir des recommandations et des conseils.
- Demandez des recommandations : N'hésitez pas à contacter vos amis, collègues et contacts professionnels pour savoir s'ils connaissent des bureaux à louer ou des agences immobilières fiables.
- Participez à des événements professionnels : Les salons et les conférences professionnelles peuvent vous permettre de rencontrer des propriétaires de bureaux et d'obtenir des informations sur le marché local.
Analyser et comparer les offres
Une fois que vous avez identifié des offres potentielles, il est important de les analyser et de les comparer attentivement.
Comparaison des prix et conditions générales
- Attention aux frais cachés : Les frais de location peuvent inclure des charges, une caution, des frais d'agence, etc. Vérifiez attentivement le détail des frais avant de signer un contrat.
- Comparaison des services inclus : Vérifiez les services inclus comme le wifi haut débit, l'entretien, la sécurité, etc.
- Analyse du rapport qualité-prix : Comparez le prix des offres avec la taille du bureau, les équipements inclus et les services proposés.
Évaluation de l'emplacement et de l'environnement
- Proximité des transports en commun : Assurez-vous que le bureau est facilement accessible par les transports en commun.
- Qualité de l'environnement immédiat : L'accès aux commerces, aux restaurants et aux services est un atout majeur pour l'attractivité du bureau.
- Visites physiques des bureaux : Visitez les bureaux en personne pour avoir une idée de l'ambiance, de l'espace et de la qualité de l'environnement de travail.
Conseils pour négocier les meilleures conditions
Une fois que vous avez identifié un bureau qui vous intéresse, n'hésitez pas à négocier les conditions de location.
Négocier le prix de location
- Se renseigner sur les prix du marché : Consultez des sites web d'annonces immobilières ou des agences immobilières pour connaître les prix du marché dans la zone géographique.
- Mettre en avant la valeur de votre entreprise : Expliquez les raisons pour lesquelles vous souhaitez louer ce bureau et mettez en avant les avantages de votre entreprise pour le propriétaire.
Obtenir des services supplémentaires
N'hésitez pas à négocier l'inclusion de services supplémentaires comme le wifi haut débit, l'entretien, la sécurité, etc.
Réduire les frais de caution et de location
- Proposer une durée de location plus longue : Les propriétaires de bureaux sont généralement plus enclins à négocier les frais de caution et de location pour une durée de location plus longue.
- S'engager sur des conditions de paiement avantageuses : Proposez un paiement en plusieurs fois ou un paiement anticipé pour obtenir des conditions plus avantageuses.
Signer le contrat et prendre possession des locaux
Avant de signer le contrat de location, lisez-le attentivement et vérifiez toutes les clauses et les conditions.
Vérification attentive du contrat
- Lire attentivement toutes les clauses et conditions : Assurez-vous de comprendre toutes les obligations et les responsabilités de chaque partie.
- Négocier les clauses défavorables : N'hésitez pas à négocier les clauses qui vous paraissent injustes ou défavorables.
Préparation de l'emménagement
- Définir la configuration des bureaux : Déterminez l'aménagement des bureaux, l'emplacement des postes de travail, des salles de réunion, etc.
- Choisir les meubles et l'équipement : Choisissez des meubles et des équipements adaptés à vos besoins et à l'espace disponible.
- Organisation de la logistique de l'emménagement : Planifiez la date d'emménagement et organisez la logistique de transport des meubles, des équipements et des fournitures.
Trouver le bureau idéal pour votre entreprise peut prendre du temps et nécessiter des efforts, mais en suivant ces conseils, vous êtes sur la bonne voie pour dénicher les meilleures offres et négocier les conditions les plus avantageuses.